Datová schránka krok za krokem: Kompletní návod k aktivaci

Co je datová schránka

Datová schránka je moderní způsob elektronické komunikace s úřady, který vám ušetří spoustu času a běhání. Představte si to jako speciální elektronickou poštu, která má stejnou váhu jako doporučený dopis. Žádné další fronty na poště nebo hledání parkovacího místa před úřadem!

Funguje to vlastně podobně jako email, který všichni známe, ale s tím rozdílem, že tahle komunikace je právně závazná. Když vám přijde zpráva do datovky, je to stejné, jako byste převzali doporučený dopis s dodejkou. A nejlepší na tom je, že můžete vyřizovat úřední záležitosti z pohodlí domova, třeba i v neděli večer v pyžamu.

Pro firmy zapsané v obchodním rejstříku je datovka povinná, ale i jako běžný člověk si ji můžete zřídit. A věřte, že se to vyplatí! Nemusíte nikam chodit, všechno vyřídíte online a máte černé na bílém, že vaše dokumenty dorazily, kam měly.

Bezpečnost je na prvním místě - každá zpráva je šifrovaná a systém hlídá, aby se s obsahem nikdo nepáral. Je to jako mít vlastní bezpečnostní schránku, ale v digitálním světě. Přihlásíte se pomocí svých údajů a můžete si nastavit i další ochranu, třeba ověření přes mobil.

Dokumenty vám v datovce zůstanou 90 dní a pak zmizí - ale nebojte, můžete si zaplatit datový trezor a mít je tam, jak dlouho potřebujete. Ke všemu se dostanete přes internet nebo mobilní aplikaci, takže máte své úřední záležitosti vždycky po ruce.

A pozor - když vám něco do datovky přijde, máte 10 dní na to se přihlásit a podívat se na to. Po této době se dokument považuje za doručený, i kdybyste ho neotevřeli. Proto je dobré si nastavit upozornění na mobil nebo email, ať vám nic neuteče!

Kdo má nárok na datovou schránku

Datovka už dávno není jen další otravná povinnost - je to váš digitální most k úřadům. Od začátku roku 2023 se týká každého podnikatele a živnostníka, ať už máte malý krámek nebo velkou firmu. Jasně, ze začátku to může vypadat složitě, ale věřte mi, že vám to ušetří spoustu běhání po úřadech.

Nejste podnikatel? Nevadí! I jako běžný občan si můžete datovku zařídit. Jen pozor - jakmile ji máte, úřady s vámi budou komunikovat právě přes ni. Je to jako mít speciální elektronickou schránku, do které vám chodí všechny důležité dokumenty na jedno místo.

Některé profese to mají jasně dané - advokáti, daňoví poradci nebo třeba soudní znalci dostávají datovku automaticky. Totéž platí pro všechny úřady, obce a státní instituce. Dává to smysl, že?

Založení není žádná věda. Musíte být plnoletí a mít způsob, jak se elektronicky prokázat - třeba přes bankovní identitu (tu už dneska má skoro každý) nebo občanku s čipem. Bez toho to nepůjde, ale není se čeho bát.

A víte, co je super? Můžete mít klidně několik datovek najednou. Třeba jednu jako občan, druhou pro své podnikání a další jako jednatel firmy. Každá má své využití a vy máte perfektní přehled o všem důležitém.

Pro šéfy firem a členy statutárních orgánů je datovka povinná výbava. Je to logické - musíte mít jak komunikovat s úřady jménem své společnosti. Jen nezapomeňte při změnách ve vedení firmy upravit i přístupy do datovky, ať nemáte zbytečné komplikace.

Příprava dokladů a dokumentů k založení

Pro založení datové schránky si musíte připravit pár důležitých věcí. Bez platného občanky nebo pasu se vůbec nikam nedostanete - to je základ, bez kterého to prostě nejde. Jasně, doklad musí být v pohodě, žádné ohnuté rohy nebo podezřelé úpravy.

Podnikáte na živnost? Tak to budete potřebovat ještě něco navíc. Vytáhněte si z šuplíku doklad o IČO nebo zajděte pro čerstvý výpis z živnosťáku. Pozor, nesmí být starší než tři měsíce. A když zastupujete firmu, nezapomeňte na výpis z obchoďáku a papíry, že můžete za firmu jednat.

Další důležitá věc je emailová adresa. A ne ledajaká - používejte radši svůj osobní email, ne ten firemní, co k němu má přístup půlka kanceláře. Proč? Budou vám tam chodit citlivé informace a přístupové údaje, takže to chce soukromí.

Některé profese to mají ještě složitější. Třeba advokáti musí ukázat, že jsou fakt advokáti, insolvenční správci zase svoje potvrzení. A všechno musí být originál nebo úředně ověřené, žádné domácí kopírování.

Nezapomeňte si nachystat aktuální kontakty - telefon, adresu, kam vám může přijít pošta, a ten email, o kterém už byla řeč. Všechno musí sedět jako hodinky, jinak se může stát, že vám uteče něco důležitého.

Elektronický podpis sice není nutný hned na začátku, ale hodně vám později usnadní život. Můžete si ho zařídit u certifikačních autorit, jen počítejte s tím, že to pár dní potrvá.

A samozřejmě potřebujete počítač s internetem - bez toho se k datovce ani nedostanete. Není to žádná věda, ale bez základního vybavení se neobejdete.

Digitální cesta k úřadům začíná prvním přihlášením do datové schránky, stejně jako tisícikilometrová cesta začíná prvním krokem

Radmila Procházková

Návštěva Czech POINT nebo úřadu

Potřebujete datovou schránku a přemýšlíte, jak na to? Zajít osobně na Czech POINT je vlastně docela fajn řešení. Ať už zamíříte na poštu, obecní úřad nebo k notáři, bez občanky nebo pasu to nepůjde - to je základ.

Není to žádná věda - přijdete, pracovník ověří, kdo jste, a společně to nakliká do systému. A co je super? Všechny přístupové údaje dostanete hned na místě. Žádné čekání na pošťáka, žádné nervózní vyhlížení obálky.

Když už tam budete, můžete si rovnou nastavit i pár užitečných vychytávek. Třeba aby vám chodily esemesky nebo maily, když vám někdo něco do schránky pošle. Můžete tam rovnou vyřešit i přístupy pro kolegy nebo rodinné příslušníky, pokud potřebujete, aby se do schránky dostali i oni.

Za samotné založení neutratíte ani korunu - je to zadarmo. Jen kdybyste chtěli nějaké extra služby nebo výpisy, tak ty už něco stojí. Ale nebojte, předem vám řeknou kolik.

Příjemné je, že vám všechno vysvětlí po lopatě - jak se přihlásit, jak posílat zprávy, na co si dát pozor. A kdybyste náhodou ztratili heslo? I s tím vám poradí, jak to řešit.

Celé to zvládnete během přestávky na kafe - zabere to tak čtvrt hodinky. Jen nezapomeňte si po aktivaci změnit heslo na nějaké vlastní. Víte, jak to chodí - nějaká ta číslice, velké písmeno, speciální znak... klasika. A pak už můžete vesele komunikovat s úřady z pohodlí domova.

Vyplnění žádosti o zřízení schránky

Pro zřízení datové schránky už naštěstí nemusíte běhat po úřadech jako dřív. Celý proces zvládnete pohodlně z domova přes Portál občana, nebo můžete zajít na nejbližší Czech POINT. Jestli máte bankovní identitu nebo eObčanku, je to vlastně hračka.

Jasně, papírování se nevyhnete - systém po vás bude chtít základní údaje. Připravte si občanku, budete opisovat jméno, datum narození a všechny ty formality. Není to nic složitého, ale radši si dvakrát překontrolujte každé písmenko. Však to znáte - jedna chybička a můžete začít znovu.

Přístupové údaje vám pošťák donese přímo do ruky, takže se nemusíte bát, že by se k nim dostal někdo nepovolaný. Můžete si taky nastavit, aby ke schránce měl přístup třeba partner nebo rodič - hodí se to, když jedete na delší dovolenou nebo nedej bože onemocníte.

Fajn je, že vás systém může upozorňovat na nové zprávy. Stačí zadat email nebo číslo na mobil a hned víte, když vám něco přistane ve schránce. Je to zadarmo a nemusíte pak každý den kontrolovat, jestli vám něco nepřišlo.

Když zajdete na Czech POINT, vezměte si občanku a pracovník už vás vším provede. Dostanete do ruky potvrzení s číslem žádosti - to si schovejte, může se hodit. Papírovou žádost poštou bych moc nedoporučoval, zbytečně se to táhne.

Pozor na jednu věc - schránka se sama aktivuje buď při prvním přihlášení, nebo po patnácti dnech od dodání přístupových údajů. Od té chvíle vám budou úřady posílat všechno důležité právě sem. Takže si radši nastavte ty notifikace, ať vám nic neuteče.

Ověření totožnosti žadatele

Založení datové schránky už dávno není noční můrou - stačí vědět, jak na to. Máme tři spolehlivé cesty, jak ověřit svoji totožnost, a každá z nich má něco do sebe.

Nejrychlejší je zajít na Czech POINT - najdete ho prakticky všude. Na poště, kde si běžně vyzvedáváte balíky, na obecním úřadě, kam chodíte pro nový občanský průkaz, nebo třeba u notáře. Stačí přinést platný doklad a je to.

Pro technicky zdatnější je tu možnost použít elektronický podpis. Pokud už ho máte třeba pro podepisování faktur nebo smluv, proč ho nevyužít i tady? Jen si pohlídejte, že váš certifikát je od důvěryhodného poskytovatele a obsahuje všechny potřebné údaje.

Naprostou peckou je ověření přes bankovní identitu. Používáte internetové bankovnictví? Skvěle! Stejné přihlašovací údaje vám otevřou dveře i k datovce. Žádné běhání po úřadech, žádné složité certifikáty - prostě se přihlásíte jako do banky.

Po ověření dostanete přístupové údaje, které jsou chytře rozdělené. Do mailu vám přijde přihlašovací jméno a poštou dostanete heslo. Je to jako když vám banka posílá kartu a PIN zvlášť - bezpečnost především!

Pozor na překlepy a nepřesnosti v osobních údajích! Všechno musí sedět na chlup přesně - datum narození, číslo občanky nebo pasu, adresa. Jediná chybička a můžete začít znovu.

Pro firmy je to trochu složitější příběh. Nestačí jen prokázat, kdo jste, ale taky že můžete za firmu jednat. Připravte si potřebné dokumenty - výpis z rejstříku nebo plnou moc, a to v originále nebo s úředním ověřením.

Obdržení přístupových údajů poštou

Konečně vám přišla ta důležitá obálka se žlutým pruhem - váš klíč k datové schránce je na cestě! Uvnitř najdete své jedinečné přihlašovací údaje, bez kterých se do systému nedostanete. Pošťák vám ji předá osobně do rukou, většinou to trvá tak 3-5 pracovních dní od podání žádosti.

Způsob přístupu	Potřebné údaje	Časová náročnost
Přihlášení přes NIA	Bankovní identita nebo eObčanka	2-5 minut
Přihlášení přes přístupové údaje	Uživatelské jméno a heslo	1-3 minuty
Přihlášení certifikátem	Kvalifikovaný certifikát	3-6 minut

Znáte to - když nejste zrovna doma, pošťák vám hodí do schránky oznámení. Pak máte 15 dní na to, abyste si zásilku z Ministerstva vnitra vyzvedli na poště. Necháte to být? Tak to byste museli celý proces rozjet znovu od začátku.

Přístupové údaje dostanete na speciálním bezpečnostním papíře, který nejde jen tak okopírovat. K tomu přibalí i návod, jak na to. Je to jako když dostanete novou platební kartu - bezpečnost především!

Víte, co je super? Že si pak můžete nastavit vlastní heslo. Určitě použijte nějakou pořádnou kombinaci - velká a malá písmena, čísla, nějaký ten speciální znak. Ať vám tam nikdo nevleze!

Nezapomeňte se přihlásit do 15 dnů od doručení - jinak se schránka aktivuje automaticky. To byste pak mohli propásnout důležité zprávy. Kdyby vám náhodou obálka do týdne nepřišla, zavolejte na infolinku nebo skočte na Czech POINT, pomůžou vám to vyřešit.

A pak už to frčí - žádné běhání po úřadech, fronty ani papírování. Všechno vyřídíte z pohodlí domova, bezpečně a rychle. Datovka je prostě pomocník, který vám ušetří spoustu času a nervů.

První přihlášení do datové schránky

Po obdržení přístupových údajů k datové schránce je nutné provést první přihlášení, které má svá specifická pravidla a postupy. První přihlášení musí proběhnout do 15 dnů od doručení přístupových údajů, jinak budou z bezpečnostních důvodů zneplatněny. Přihlášení lze provést na oficiálním portálu datových schránek, kde uživatel zadá své přihlašovací jméno a heslo, které obdržel poštou do vlastních rukou.

Při prvním přihlášení je uživatel vyzván ke změně hesla, což je povinný krok pro zajištění bezpečnosti. Nové heslo musí splňovat přísné bezpečnostní požadavky - minimálně 8 znaků, obsahovat velká i malá písmena, číslice a speciální znaky. Systém automaticky kontroluje sílu hesla a nepřijme takové, které by nesplňovalo stanovené parametry.

Po úspěšné změně hesla se zobrazí uživatelské rozhraní datové schránky. V této fázi je důležité zkontrolovat správnost všech údajů, zejména kontaktní informace. Doporučuje se nastavit notifikace na e-mail nebo mobilní telefon, které budou informovat o doručení nové zprávy do datové schránky. Toto nastavení není povinné, ale významně usnadňuje práci s datovou schránkou a minimalizuje riziko zmeškání důležité zprávy.

Součástí prvního přihlášení je také možnost seznámit se s uživatelským prostředím a základními funkcemi. Datová schránka nabízí přehledné menu pro odesílání a přijímání zpráv, správu dokumentů a nastavení. Je vhodné věnovat čas prozkoumání všech dostupných funkcí, aby později nedocházelo k problémům při běžném používání.

Důležitým aspektem je také zabezpečení přístupu k datové schránce. Uživatel může aktivovat dvoufaktorové ověření, které poskytuje dodatečnou úroveň ochrany. Při každém přihlášení je pak nutné kromě hesla zadat také jednorázový kód zaslaný na mobilní telefon. Toto opatření významně snižuje riziko neoprávněného přístupu k datové schránce.

Po prvním přihlášení je datová schránka plně aktivní a připravena k používání. Všechny dokumenty doručené do datové schránky jsou považovány za doručené okamžikem přihlášení do systému, případně po uplynutí 10 dnů od jejich dodání, což je takzvaná fikce doručení. Proto je nezbytné pravidelně kontrolovat obsah schránky a včas reagovat na doručené zprávy.

V případě technických problémů při prvním přihlášení je k dispozici infolinka technické podpory, která pomůže s řešením případných komplikací. Podporu lze kontaktovat telefonicky nebo e-mailem, přičemž operátoři jsou připraveni pomoci s jakýmkoliv problémem souvisejícím s přihlášením či používáním datové schránky.

Aktivace a nastavení datové schránky

Proces aktivace a nastavení datové schránky začíná po obdržení přístupových údajů, které jsou doručeny doporučeným dopisem do vlastních rukou. Přístupové údaje obsahují unikátní přihlašovací jméno a heslo, které budete potřebovat pro první přihlášení do systému. Po obdržení těchto údajů je důležité provést aktivaci co nejdříve, nejpozději však do 90 dnů od jejich doručení. Pokud tak neučiníte, přístupové údaje automaticky expirují a budete muset požádat o nové.

Pro samotnou aktivaci datové schránky navštivte portál www.mojedatovaschranka.cz, kde kliknete na možnost přihlášení. Při prvním přihlášení budete vyzváni k zadání přihlašovacího jména a hesla z doručeného dopisu. Systém vás následně požádá o změnu hesla, přičemž nové heslo musí splňovat bezpečnostní požadavky - minimálně 8 znaků, obsahovat velká i malá písmena, číslice a speciální znaky. Toto heslo si dobře zapamatujte nebo bezpečně uložte, budete ho potřebovat při každém dalším přihlášení.

Po úspěšné změně hesla můžete přistoupit k nastavení datové schránky podle vašich potřeb. V administračním rozhraní máte možnost nastavit notifikace o příchozích zprávách, které můžete dostávat formou SMS nebo e-mailu. Tato služba je zpoplatněna, ale její využívání je doporučeno, abyste nepřehlédli důležité zprávy. Dále můžete nastavit oprávněné osoby, které budou mít přístup k vaší datové schránce, například zaměstnance nebo externí účetní.

Důležitým krokem je také nastavení bezpečnostních prvků. Můžete aktivovat dvoufaktorové ověření, které poskytuje dodatečnou úroveň zabezpečení při přihlašování. Systém nabízí několik možností druhého faktoru - můžete využít SMS kód, autentizační aplikaci v mobilním telefonu nebo hardwarový klíč. V nastavení lze také omezit IP adresy, ze kterých bude možné se do schránky přihlásit.

Pro efektivní správu datové schránky je vhodné nastavit si také archivaci zpráv. Standardně jsou zprávy v datové schránce uchovávány po dobu 90 dnů, poté jsou automaticky smazány. Můžete si však aktivovat službu Datový trezor, která umožňuje dlouhodobé ukládání zpráv. Alternativně lze nastavit automatické stahování zpráv do vašeho počítače nebo je exportovat do různých formátů pro archivaci.

V případě, že provozujete podnikatelskou činnost, můžete v nastavení propojit datovou schránku s účetním softwarem pomocí speciálního rozhraní. Toto propojení umožňuje automatické zpracování příchozích faktur a dalších dokumentů, čímž výrazně zefektivníte administrativní procesy. Nezapomeňte také nastavit podpisové vzory a případně připojit kvalifikovaný elektronický podpis, který budete potřebovat pro podepisování odesílaných dokumentů.

Zabezpečení přístupu a změna hesla

Pro bezpečné používání datové schránky je naprosto zásadní správné zabezpečení přístupových údajů. Přihlašovací jméno a heslo, které obdržíte při aktivaci datové schránky, je nutné co nejdříve změnit. Toto původní heslo má totiž omezenou platnost a systém vás k jeho změně sám vyzve při prvním přihlášení. Nové heslo musí splňovat přísné bezpečnostní požadavky - mělo by obsahovat minimálně 8 znaků, včetně kombinace velkých a malých písmen, číslic a speciálních znaků.

Důrazně se nedoporučuje používat stejné heslo, jaké máte nastavené pro jiné služby nebo účty. Heslo do datové schránky by mělo být unikátní, protože se jedná o oficiální komunikační kanál se státní správou. V případě kompromitace vašeho hesla by mohlo dojít k závažným následkům, jako je neoprávněný přístup k citlivým dokumentům nebo podvodné jednání vaším jménem.

Pro zvýšení bezpečnosti je možné aktivovat dvoufaktorové ověření, které poskytuje další vrstvu ochrany. Při každém přihlášení tak budete kromě zadání hesla muset potvrdit svoji identitu ještě druhým způsobem, například pomocí SMS kódu zaslaného na váš mobilní telefon nebo pomocí autentizační aplikace. Toto nastavení důrazně doporučujeme zejména podnikatelům a právnickým osobám, které přes datovou schránku řeší důležitou firemní komunikaci.

V případě zapomenutí hesla je nutné navštívit kterýkoliv Czech POINT, kde vám na základě ověření totožnosti vygenerují nové přístupové údaje. Tento proces nelze provést online z bezpečnostních důvodů. Při návštěvě Czech POINTu si nezapomeňte vzít platný doklad totožnosti. Pokud máte podezření na zneužití vaší datové schránky, je nezbytné okamžitě kontaktovat správce systému datových schránek a situaci řešit.

Pravidelná změna hesla je součástí základní bezpečnostní hygieny. Doporučuje se měnit heslo minimálně jednou za tři měsíce, případně okamžitě při sebemenším podezření na jeho vyzrazení. Systém si pamatuje několik posledních použitých hesel, takže není možné se k nim vracet. Toto opatření slouží k prevenci používání stále stejných hesel.

Je také důležité mít na paměti, že za bezpečnost přístupových údajů odpovídá výhradně držitel datové schránky. Proto je nutné k této odpovědnosti přistupovat s maximální vážností a dodržovat všechna bezpečnostní doporučení. Přístupové údaje by nikdy neměly být sdíleny s dalšími osobami, zapisovány na viditelná místa nebo ukládány v nešifrované podobě v počítači. V případě potřeby přístupu dalších osob do datové schránky je možné jim zřídit samostatné přístupové údaje s definovanými právy a oprávněními.